In un mondo dove il business è incentrato sui dati e connesso digitalmente, uno strumento ERP gioca un ruolo cruciale. I leader aziendali e i pianificatori possono utilizzare l’automazione ERP per efficientare ed applicare miglioramenti dei processi aziendali.
Ma non tutti i sistemi ERP sono uguali. Le migliori soluzioni di automazione ERP prevedono di prendere alcune attività e carichi di lavoro e renderli accessibili alle regole di governance dei dati, il che eliminerà molto lavoro manuale e impegno umano.
Ecco cinque tipi di automazione che possono far risparmiare molto lavoro a un’azienda dopo l’implementazione. Tieni presente queste cinque attività quando stai valutando di implementare l’automazione sul tuo sistema ERP.
#1 - Il sistema ERP: Carichi di Lavoro
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Molti tipi di carichi di lavoro possono essere automatizzati utilizzando soluzioni ERP.
Uno dei modi migliori per iniziare è visualizzare il flusso di lavoro e i processi di approvazione. Ciò potrebbe comportare l’utilizzo di un diagramma di flusso o altri strumenti. I revisori possono osservare come si muovono i processi aziendali attraverso varie fasi e procedure che si combinano in modo efficace. Quindi, prestando attenzione ai risultati comuni e alle contingenze del carico di lavoro, l’azienda può implementare un sistema di automazione e sfruttare i vantaggi dell’automazione.
In questo tipo di processo aiuta anche un controllo regolare. Una valutazione più approfondita dei carichi di lavoro mostrerà dove questa automazione può fare la differenza e come integrarla nelle procedure esistenti.
È inoltre importante ricordare che nella maggior parte dei processi aziendali e delle soluzioni di automazione, tutti i carichi di lavoro non sono uguali. Parte del lavoro di valutazione consiste nel determinare quali carichi di lavoro sono più sensibili e quali sono più suscettibili all’automazione.
I carichi di lavoro possono essere valutati individualmente come candidati per l’automazione del sistema ERP in base a variabili come la loro posizione nell’architettura o il modo in cui funzionano con i sistemi cloud o locali per soluzioni di automazione.
La conclusione è che i sistemi ERP possono essere collegati a strumenti che aiutano con un’automazione più precisa delle singole attività.
#2 - Previsione e Pianificazione Finanziaria
- Un altro ambito in cui l’automazione del sistema ERP può essere di grande aiuto è il budget e le previsioni finanziarie.
La capacità di prevedere i costi non è qualcosa che è facile per la maggior parte delle aziende e c’è incertezza nello sviluppo di piani di budget predittivi.
Tenendo presente questo, la memorizzazione delle approvazioni nel software di pianificazione del budget può essere di grande aiuto. L’automazione del sistema ERP può includere l’inserimento automatico delle stime nelle cartelle di lavoro del budget. I pianificatori possono utilizzare i seguenti tipi di stima:
- Stime percentuali
- Medie statistiche
- Importi approssimativi fissi
#3 - Tracciare le Spece
Ecco un altro processo ad alta intensità di manodopera per molte aziende.
Qualcuno deve essere responsabile del monitoraggio di tutte le spese dei dipendenti e del personale e dell’approvazione o del rifiuto delle note spese con voci come pasti, viaggi e altri tipi di spese più irregolari.
Ecco un altro ambito in cui l’automazione ERP può brillare. Uno dei vantaggi dell’automazione è che, invece di avere una revisione manuale completamente iterativa delle spese, stabilire regole per la governance dei dati riduce la pressione sul personale umano di revisione. Le soluzioni di automazione possono aiutare.
Strumenti ERP possono rifiutare automaticamente qualsiasi cosa oltre una determinata soglia e trasferire i dati di spesa in un modulo di contabilità visiva. In questo modo, i valutatori umani possono vederlo e comprenderlo più facilmente. Questo principio di “digeribilità” è una parte fondamentale delle opzioni dei moderni sistemi ERP che aggiungono trasparenza al business. Quando riesci a vedere meglio le cose, puoi usarle meglio. I progettisti di software pensano a questo mentre sviluppano i prodotti.
Poi c’è la componente di accesso al monitoraggio finanziario, in cui i revisori possono approvare o rifiutare le spese tramite un dispositivo mobile. Questa “revisione ovunque”, basata sul principio del responsive design, è un grande vantaggio per molti dipartimenti delle risorse umane. Dal BYOD (porta il tuo dispositivo) alla promessa di una dashboard mobile, questa funzionalità sta reinventando il business in grande stile.
Ciò aiuta con un particolare tipo di problema relativo al monitoraggio e all’approvazione delle spese: questo è il lasso di tempo in cui viene completato questo processo. L’automazione ERP fa sì che la maggior parte di queste revisioni e approvazioni avvengano in tempo reale, con dati in tempo reale.
Altrimenti, ciò che accade è che il personale potrebbe impantanarsi nel rivedere i vecchi dati sulle spese. Possono rivedere le spese dei cicli di lavoro precedenti mentre i dipendenti sono fuori a generare nuove spese. Questo ritardo porta all’inefficienza e al burnout.
Disporre dei dati sulle spese in tempo reale garantisce una risoluzione semplice ed efficace dei processi di monitoraggio delle spese.
#4 - Automatizzazione dei Pagamenti
Esiste poi un altro modo in cui l’automazione ERP aiutano le aziende: nei reparti contabilità fornitori.
Oltre alle spese per i dipendenti, ci sono tutti gli altri pagamenti, come quelli a venditori e fornitori, che devono avvenire in modo efficiente e tempestivo.
Uno degli aspetti principali di questo tipo di soluzione di automazione è l’elaborazione del contoterzista. Le aziende che distribuiscono documenti fiscali possono avere a che fare con un ampio spettro di venditori, appaltatori, fornitori e altre parti esterne, compresi i consulenti. Chiunque venda beni o servizi in un contesto non dipendente potrebbe aver bisogno della generazione di documenti. La maggior parte dei dirigenti non ha familiarità con il processo scrupoloso che porta a portare a termine tutto entro il tempo fiscale. Questo può rappresentare un collo di bottiglia significativo e spesso si applicano alcune dolorose sfide logistiche.
Anche in questo caso, la visualizzazione e l’immagine dei pagamenti li rende facili da risolvere e più facili da tabulare.
Ricevere rapidamente i pagamenti mantiene la casella di posta in arrivo e quella in uscita pulite. L’attività può funzionare più agevolmente e non soffrire di colli di bottiglia nei pagamenti.
#5 - Visualizzazione e reporting dei dati
Dalle buste paga allo sviluppo prodotto, fino alla contabilità fornitori e fatturazione, l’automazione ERP svolge gran parte del lavoro pesante che aiuta le aziende a semplificare i processi e a diventare più agili. Gli esperti spesso parlano dei dati come di business intelligence e avere tale business intelligence in forma visiva fa molte cose positive per un’azienda o un dipartimento.
Ad esempio, avere una visione di livello superiore o “dall’alto” dei dati finanziari aziendali aiuta i leader a tracciare un percorso migliore per l’azienda. La combinazione di previsioni, stime, CAPEX e OPEX rende tutto più chiaro, per un’amministrazione più proattiva e la ricerca dell’efficienza.
Conclusioni
Automatizzare i processi con l’ERP può avere profondi vantaggi per le aziende. Questo tipo di innovazione può aiutarti a passare a un sistema senza carta e a gestire i problemi di frode o violazione dei dati. Può semplificare il processo di approvazione in corso. Inoltre, come accennato in precedenza, può aiutare con il buy-in per vari tipi di spese e pagamenti. Può anche aiutare con la conformità.
Tutte queste soluzioni di automazione possono essere un vero vantaggio per la tua azienda.
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